Wohnungsübergabeprotokoll: Leitfaden für Mieter und Vermieter

Damit es bei der Wohnungsübergabe nicht zum Streit kommt, sollten Mieter und Vermieter beim Ein- und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Schlüssel, Schäden, Zählerstände: Alles Wichtige zum Thema im Überblick – inklusive Mustervorlage zum Download.

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Vor der Wohnungsübergabe: Termin ausmachen

Mieter und Vermieter sollten möglichst früh einen Termin zur Wohnungsübergabe vereinbaren, mindestens eine Woche vor dem Termin. Dabei empfiehlt es sich, dass nicht nur die beiden Parteien, sondern zusätzlich ein Zeuge anwesend ist.

Kostenfalle: Termin zur Wohnungsübergabe ausfallen lassen

Sowohl für Mieter als auch Vermieter kann eine nicht stattgefundene Wohnungsübergabe teuer werden:

• Bei Einzug für den Vermieter: Kann der Mieter nicht zum vereinbarten Termin – also zu Beginn des Mietvertrages – in die Wohnung einziehen, kann der Vermieter verpflichtet sein, ihm etwaige Zusatzkosten zu erstatten. Das können zum Beispiel Kosten für ein Hotel oder Mehrkosten beim Umzug sein.
• Beim Auszug für den Mieter: Gibt der Mieter die Wohnung nicht fristgerecht zurück und dem Vermieter entstehen deshalb Kosten beziehungsweise er verliert deshalb Einnahmen, weil die neuen Mieter nicht pünktlich einziehen können, so kann auch der Mieter dem Vermieter gegenüber schadenersatzpflichtig werden.

Natürlich kann es immer vorkommen, dass Mieter oder Vermieter kurzfristig verhindert sind. Dann gibt es für beide die Möglichkeit, sich durch eine bevollmächtigte Person vertreten zu lassen. Für den Vermieter kann beispielsweise ein Makler oder Hausverwalter einspringen, Mieter können Freunde oder Familie die Übergabe übernehmen lassen.

Bei der Wohnungsübergabe: Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen

Am Tag der Wohnungsübergabe sollten sich Mieter und Vermieter die Mietsache gemeinsam Raum für Raum ansehen – und dies am besten bei Tageslicht. Bei schummrigem Licht könnten einige Schäden übersehen werden. Zudem sollten beide ausreichend Zeit einplanen – auch in Eile kann einiges übersehen werden.

Zustand der Wohnung bei der Übergabe

Die Wohnung sollte bei der Übergabe am besten sauber und besenrein sein – sowohl beim Ein- als auch beim Auszug. Mieter müssen eine Wohnung in der Regel nur so zurückgeben, wie sie sie übernommen haben. Für übliche Gebrauchsspuren, die während der Mietzeit anfallen, ist der Mieter nicht verantwortlich – dies ist mit dem Mietzins abgegolten.

•  Erfahre hier mehr darüber, wann Mieter beim Auszug renovieren müssen.

Auf diese Punkte sollte bei der Wohnungsübergabe geachtet werden:

• Zählerstände ablesen: Wasseruhren, Gas- und Stromzählern
• Sind alle Schlüssel vorhanden?
• Wände und Decken: Sind feuchte Stellen, Wasserflecken oder Schimmel zu erkennen?
• Tapete und Anstrich: Sind die Wände neu gestrichen? Gibt es zu viele Bohrlöcher?
• Fußboden: Sind Kratzer im Parkett, oder Flecken auf dem Teppich? Hat der Fußboden Dellen? Fehlen Fußbodenleisten?
• Fenster und Türen: Lassen sie sich gut schließen? Sind die Fenster dicht? Sind alle Schlösser intakt?
• Wasserhähne und Klo: Läuft das Wasser einwandfrei?
• Mitvermietete elektrische Geräte wie Herd: Sind alle Geräte voll funktionsfähig?
• Einbauten: Sind Waschbecken, Kloschüssel, Badewanne, Spüle, Abflüsse fest verbaut? Sind Stücke abgeschlagen oder Risse zu sehen?
• Heizung: Wird es warm?
• Treppenhaus: Eventuell sind Schäden beim Auszug entstanden
• Dachboden und Keller überprüfen: Gibt es zum Beispiel Spuren von vergangenen Wasserschäden?

Damit dies auch nach einem langjährigen Mietverhältnis beim Auszug noch nachvollziehbar ist, sollten alle möglichen Schäden in einem Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten werden. Auch beim Auszug ist dies sinnvoll, da der Vermieter dann nicht unerwartet  Forderungen für vermeintliche Schäden stellen kann.

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Wohnungsübergabeprotokoll: Das sollte drinstehen

Es gibt für die Wohnungsübergabe kein genormtes Formular oder gesetzliche Vorschriften, was darin stehen muss. In der Judikatur haben sich aber im Laufe der Jahre wichtige Punkte herauskristallisiert, die heute in den meisten Wohnungsübergabeprotokollen enthalten sind:

• Anwesende Personen
• Allfällige Zeugen
• Datum und Uhrzeit
• Beurteilung des Zustandes der Wohnung (nach Räumen getrennt)
• Zählerstände für Strom, Gas, Wasser oder Fernwärme
• Anzahl der übergebenen Schlüssel (mit Schlüsselnummer)
• eventuell sonstige Bemerkungen

Im Idealfall ist das Wohnungsübergabeprotokoll kurz und Vermieter sowie Mieter müssen darin nur festhalten, dass keine Schäden vorhanden sind. Sind allerdings Reparaturen notwendig, sollten diese im Wohnungsübergabeprotokoll festgehalten und die Schäden idealerweise auch fotografisch dokumentiert werden. Das gilt beispielsweise für Fliesen, Armaturen und die Einbauküche, aber auch Feuchtigkeitsschäden, Risse im Parkett oder gebrochenes Glas. In Altbauwohnungen empfiehlt es sich zudem, die Fensterrahmen abzulichten.

Wichtig: Sowohl Mieter als auch Vermieter sollten je eine unterschriebene Abschrift des Protokolls bekommen. Ist das nicht der Fall, kann es im Nachhinein zu Problemen kommen.

Übergabeprotokoll beim Haus

Wird ein Haus und nicht eine Wohnung vermietet, so muss das Übergabeprotokoll gegebenenfalls um einige Punkte ergänzt werden. Zum Beispiel, wenn ein Garten mit Gartenhäuschen mitvermietet wird, sollte auch dessen Zustand dokumentiert werden.

Nach der Wohnungsübergabe: Bei Schäden rasch handeln

Wurden bei der Übergabe Schäden festgestellt und auch im Protokoll festgehalten, sollte schnell reagiert werden. Ist der Vermieter verpflichtet, noch Schäden nach dem Einzug zu beseitigen, sollte er dies rasch tun, um zu verhindern, dass der Mieter womöglich eine Mietminderung durchsetzt. Andersherum werden Mieter wohl bei Schäden beim Auszug ihre Kaution nicht zurückerhalten und sind gegebenenfalls auch schadenersatzpflichtig.

Schaden übersehen – was tun?

Haben Mieter und Vermieter erst ihre Unterschrift unter das Wohnungsübergabeprotokoll gesetzt, gilt es als richtig und vollständig akzeptiert. Wurden dabei leicht erkennbare Schäden übersehen, können sie sich im Nachhinein kaum beschweren: Ist dem Mieter bei Einzug ein Schaden entgangen, kann er deshalb nicht die Miete mindern. Auch kann er beim Auszug theoretisch für sämtliche schon beim Einzug vorhandene Kratzer und Brandlöcher verantwortlich gemacht werden, die nicht im Protokoll dokumentiert sind. Übersieht hingegen der Vermieter bei Auszug einen Schaden und hält ihn nicht im Wohnungsabnahmeprotokoll fest, kann er dafür in der Regel keinen Schadensersatz mehr fordern.

Eine Ausnahme ist nur möglich, wenn ein Schaden nicht so leicht erkennbar war.

Verdeckte Mängel: So sollten Mieter und Vermieter vorgehen

Schäden wie eine defekte Telefondose sind nicht auf den ersten Blick erkennbar. Bei solchen verdeckten Mängeln ist Handeln angesagt: Bemerkt der Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe, so sollte er seinen Vermieter sofort darüber informieren, und das am besten schriftlich.

Entdeckt der Vermieter nach dem Auszug verborgene Mängel, so sollte der Vermieter dem ehemaligen Mieter diese unverzüglich anzeigen. Weigert sich der Mieter für den Schaden aufzukommen, muss der Vermieter schlimmstenfalls den Weg über das Gericht nehmen. Hat der ehemalige Mieter den Schaden nachweisbar arglistig verschwiegen, kann der Vermieter das Wohnungsübergabeprotokoll anfechten.

Fazit: Wohnungsübergabe besser nur mit Übergabeprotokoll

Mit einem sorgfältig erstellten Wohnungsübergabeprotokoll sind Vermieter wie Mieter auf der sicheren Seite. Es schützt den Mieter davor, dass der Vermieter später ungerechtfertigte Ansprüche stellt. Aber auch der Vermieter hat nach der Wohnungsübergabe mit dem Wohnungsabnahmeprotokoll ein Beweismittel in der Hand, um seine Forderungen etwa bei vom Mieter verursachten Mängeln zu rechtfertigen. Eine Wohnungsübergabe kostet nichts, außer Zeit – und die sollten sich Mieter und Vermieter auf jeden Fall nehmen, um späteren Stress zu vermeiden.