Instandhaltungsrücklage: Der Notgroschen für Eigentümergemeinschaften

Die monatliche Instandhaltungsrücklage kommt in der Regel auf jeden Wohnungseigentümer zu. Ist sie zu hoch, kann sie zusammen mit den üblichen Nebenkosten zu einer kaum stemmbaren Belastung werden. Aber auch eine zu niedrig angesetzte Rücklage stellt ein finanzielles Risiko dar. Die wichtigsten Infos zur Instandhaltungsrücklage im Überblick.

Wer eine Eigentumswohnung in einem Mehrparteienhaus besitzt, ist automatisch Mitglied einer Eigentümergemeinschaft. Denn ihm gehört nicht nur die eigene Wohnung, sondern anteilig auch das Gemeinschaftseigentum – also das Grundstück, auf dem das Gebäude steht und bestimmte Teile und Einrichtungen im Wohnhaus, die von allen Eigentümern gemeinschaftlich genutzt werden. Darunter fallen beispielsweise das Treppenhaus, die gemeinsame Heizungsanlage oder die Dachdeckung.

Aber auch für diese Teile des Hauses gilt: Eigentum verpflichtet. Die Wohnungseigentümer müssen ihr Gemeinschaftseigentum auch gemeinsam instand halten – und sich die Kosten dafür teilen. Getreu dem Sprichwort „Spare in der Zeit, dann hast du in der Not“, gibt es genau dafür die sogenannte Instandhaltungsrücklage.

Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Die Instandhaltungsrücklage dient der Eigentümergemeinschaft als finanzieller Puffer. Muss am gemeinsamen Eigentum etwas saniert werden oder entsteht ein Schaden, werden die anfallenden Kosten von dieser Rücklage bezahlt. Allerdings muss eine solche Rücklage erst einmal gebildet werden. Daher ist für jeden Eigentümer monatlich ein festgelegter Betrag fällig, der sich in der Regel nach Eigentumsanteilen errechnet.

Die gesetzliche Grundlage für die Bildung einer Instandhaltungsrücklage findet sich in Paragraf 31 des Wohnungseigentumsgesetzes. Demnach haben Wohnungseigentümer eine angemessene Rücklage zur Vorsorge für künftige Aufwendungen zu bilden. Was genau angemessen ist, ist dabei gesetzlich nicht definiert. „Ob ein Beitrag im konkreten Fall angemessen ist, hängt neben einer Reihe weiterer Faktoren vom Alter und Zustand der jeweiligen Immobilie ab und soll die voraussichtliche Entwicklung der Aufwendungen berücksichtigen“, erklärt Rechtsanwalt Dr. Martin Prunbauer, Präsident des Österreichischen Haus- und Grundbesitzerbunds (ÖHGB). Im Großen und Ganzen lasse sich die Angemessenheit einer Rücklage dann bejahen, wenn das Gebäude mit dem in der Rücklage zur Verfügung stehenden Mitteln zumindest durchschnittlich in Stand gehalten werden könne.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Die Instandhaltungsrücklage ist zweckgebunden. Sie darf einerseits für Ausgaben zur Erhaltung und für Verbesserungsarbeiten verwendet werden, andererseits aber auch für Aufwendungen aller Art der Wohnungseigentümergemeinschaft. „Mit den Geldern könnte beispielsweise eine ehemalige Hausbesorgerwohnung renoviert werden, um sie später durch die Eigentümergemeinschaft vermieten zu können“, sagt Prunbauer.

Wie genau die Instandhaltungsrücklage bei Renovierungsarbeiten eingesetzt wird, können die Eigentümer unter sich entscheiden. Eine Reparatur oder Instandsetzung kann vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Rücklage bezahlt werden. Wird für eine Instandsetzung nur teilweise oder gar nicht auf die Rücklage zurückgegriffen, müssen die Kosten über eine Sonderumlage finanziert werden. Das kann sich dann lohnen, wenn eine kleinere oder kostengünstige Reparatur ansteht und die Instandhaltungsrücklage als eiserne Reserve für den Notfall unberührt bleiben soll.

Wer bestimmt über die Höhe der Instandhaltungsrücklage?

Wie oben erwähnt gibt es keine gesetzliche Vorgabe für die Höhe der Rücklage – nur angemessen muss sie sein. „Prinzipiell hat der Verwalter die Möglichkeit, die Höhe der Instandhaltungsrücklage festzulegen“, so Prunbauer. „Normalerweise schlägt er sie allerdings der Wohnungseigentümergemeinschaft vor und lässt sie sich durch Abstimmung bestätigen.“ Bei dieser Abstimmung genügt die einfache Mehrheit der grundbücherlichen Anteile.

Der Hausverwalter achtet darüber hinaus darauf, dass alle Eigentümer zuverlässig ihren Anteil zahlen. Er legt die Instandhaltungsrücklage auf einem gesonderten Konto der Eigentümergemeinschaft an und sorgt dafür, dass die Gemeinschaft im Fall der Fälle kurzfristig auf das Geld zugreifen kann.

Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Wie hoch die Instandhaltungsrücklage sein sollte, ist letztlich unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit der Immobilie abhängig. „Richtschnur bildet die Vorausschau, die der Verwalter jedes Jahr zu erstellen hat und aus der ersichtlich sein soll, welche Arbeiten in absehbarer Zeit durchgeführt werden müssen“, sagt Prunbauer. Im Regelfall sei es nützlich, durchzurechnen, welche Arbeiten in den nächsten zehn bis 15 Jahren anfallen könnten und die Instandhaltungsrücklage so zu bemessen, dass zum passenden Zeitpunkt ausreichend Gelder vorhanden sind.

Instandhaltungsrücklage zu hoch – Rücklage senken und Geld zurück?

Was aber, wenn sich herausstellt dass die beschlossene oder jahrelang eingezahlte Instandhaltungsrücklage eigentlich zu hoch angesetzt ist? „Jeder Wohnungseigentümer kann bei Gericht die Entscheidung begehren, dass ein bereits festgelegter Beitrag zur Bildung der Rücklage angemessen gemindert wird“, so Prunbauer. Die gerichtliche Entscheidung bewirkt allerdings nur die Senkung künftiger Beiträge, einen rechtlichen Anspruch auf zu viel gezahlte Beiträge gibt es nicht.

Instandhaltungsrücklage zu niedrig – Achtung Kostenfalle!

Sind die monatlichen Kosten für die Instandhaltungsrücklage verhältnismäßig niedrig, ist die Freude bei Eigentümern oder Kaufinteressenten erst einmal groß. Allerdings kann genau hier die Kostenfalle zuschnappen. Denn bei einer zu niedrigen Instandhaltungsrücklage spart sich über die Jahre auch nur ein kleiner Geldbetrag an. Kommt es dann zu einer unvorhergesehenen Instandsetzung wie einer Dachreparatur, reicht die Rücklage oft nicht aus. So bleibt der Eigentümergemeinschaft dann nichts anderes übrig, als eine Sonderumlage zu beschließen. Je nach Instandhaltungsmaßnahme wird für jeden Eigentümer dann ein gleich hoher Geldbetrag fällig, in Extremfällen sogar mehrere tausend Euro.

Um es gar nicht so weit kommen zu lassen, sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Nur dann kann sie ihren Zweck erfüllen. Fällt einem Eigentümer auf, dass die Instandhaltungsrücklage deutlich zu niedrig ausfällt, sollte er bei der nächsten Wohnungseigentümerversammlung eine Erhöhung des Betrags fordern.

Sind die Instandhaltungskosten umlagefähig?

Die Instandhaltungskosten sind im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes nicht umlagefähig und dürfen vom Eigentümer nicht auf den Mieter überwälzt werden. Bei freiem Mietzins empfiehlt Prunbauer eine Einrechnung der Rücklage in den Hauptmietzins.

Wohnungsverkauf: Gibt es die Instandhaltungsrücklage zurück?

Verkauft ein Wohnungseigentümer seine Wohnung, dann kann er den bisher geleisteten Betrag für die Instandhaltungsrücklage nicht zurückholen. „Wird eine Eigentumswohnung verkauft, bleibt die Instandhaltungsrücklage auf dem Rücklagenkonto der Eigentümergemeinschaft und geht bei Eigentumsübertragung automatisch auf den Käufer über“, so Prunbauer.

Der Verkäufer kann allerdings den angesparten Puffer auf den Kaufpreis der Eigentumswohnung aufschlagen. Immerhin bedeutet eine hohe Rücklage für den neuen Eigentümer auch ein Stück Sicherheit. Sowohl Verkäufer als auch Käufer sollten sich daher beim Hausverwalter über die derzeitige Instandhaltungsrücklage und zukünftig anstehende Instandhaltungsmaßnahmen informieren.

Welche steuerlichen Besonderheiten gibt es?

Bezüglich der Instandhaltungsrücklage sind für Eigentümer und Verkäufer laut Prunbauer folgende steuerlichen Besonderheiten zu beachten:

• Eigentümer können die geleisteten Beiträge zur Instandhaltungsrücklage erst dann als Werbungskosten abziehen, wenn sie tatsächlich von der Wohnungseigentümergemeinschaft ausgegeben werden.
• Wird im Fall des Verkaufs einer Wohnung  ein Teil des Kaufpreises der mitverkauften Rücklage zugeordnet, dann kann nach Ansicht der Finanzverwaltung dieser Teil bei der Ermittlung des Veräußerungsgewinns aus der Berechnung der Immobilienertragsteuer herausgenommen werden. „Dabei sind zwingend drei Nachweise erforderlich“, erklärt Prunbauer: „Die ausdrückliche Erwähnung im Kaufvertrag, die Nennung des konkreten Betrags und der Nachweis der Einzahlung des gesamten Betrags.“

Zusammengefasst für Wohnungseigentümer: Die Instandhaltungsrücklage

Sind die Einzahlungen in die Instandhaltungsrücklage zu hoch, bedeutet das eine saftige monatliche Rechnung. Sind sie zu niedrig, droht Eigentümern unter Umständen eine teure Sonderumlage, wenn eine Reparatur am Haus ansteht. Darum sollte es im Interesse aller Eigentümer sein, eine angemessene Höhe für die Rücklage zu bestimmen. Hierbei lohnt es sich, Hilfe bei einem erfahrenen Hausverwalter zu holen. Letztlich gilt aber: Wer als einzelner Eigentümer nicht in die Instandhaltungsrücklage investieren möchte oder eine Sonderumlage ablehnt, hat Pech gehabt – denn zahlen muss er auf jeden Fall.