Kampf gegen Geldwäsche: So vermeiden Makler hohe Strafen

Immobiliengeschäfte können grundsätzlich für Geldwäsche missbraucht werden. Im Kampf gegen kriminelle Machenschaften nimmt die Politik darum auch Makler in die Pflicht. Wer die Regeln missachtet, muss mit hohen Bußgeldern rechnen.

Drogen- und Menschenhandel, Auftragsmord, Terrorismus und die damit verbundene Geldwäscherei: Was haben Makler damit zu tun? Zwar unterstellt die Regierung Maklern nicht, sie könnten sich an Geldwäsche beteiligen. Sie sieht aber die Gefahr, dass deren Kunden mit Hilfe von Immobiliengeschäften Schwarzgeld waschen könnten. Deshalb sind Immobilienprofis über die Gewerbeordnung zur Mitarbeit bei der Verbrechensbekämpfung verpflichtet (§ 365m1 Abs. 2 Z 2 GewO).

Geregelt ist die Bekämpfung der Geldwäsche in den Geldwäscherichtlinien der EU, von denen inzwischen die fünfte in nationales Recht umgesetzt wurde – in das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) für Finanzinstitute und der Gewerbeordnung (GewO) für Gewerbetreibende, insbesondere Immobilienmakler. Zudem ist das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) zu beachten.

Zur Pflicht der Makler gehört es, dass sie in vielen Fällen die Identität ihrer Kunden und die Herkunft des Geldes feststellen und dokumentieren müssen, sowie einen möglichen Verdacht umgehend den Behörden melden. Wenn sie gegen diese Pflichten verstoßen, riskieren sie hohe Bußgelder.

So erfüllen Makler ihre Pflichten im Kampf gegen Geldwäsche

Die Gewerbeordnung legt Maklern sowohl interne als auch externe Pflichten auf.

Strafen bei Verstößen im Kampf gegen Geldwäsche

Wenn ein Makler gegen die Vorschriften zur Vermeidung von Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung verstößt, drohen ihm aufgrund der Gewerbeordnung verschiedene Geldstrafen:

• Bis zu 20.000 Euro sind es, wenn der Makler seine Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung nicht einhält (§§ 365m1 bis 365z Abs. 7 GewO). Zum Beispiel, indem er die Personalien seiner Kunden nicht feststellt und diese Daten nicht aufbewahrt. 
• Bis zu 30.000 Euro können fällig werden, wenn ein Makler einen Verdacht nicht umgehend der Geldwäschemeldestelle mitteilt oder nicht die erforderlichen Auskünfte erteilt (§ 365t GewO).

Je nach Art des Vergehens können diese Strafen in der Praxis aber natürlich auch deutlich geringer ausfallen. Besonders hohe Strafen drohen aber, wenn der Makler wiederholt und systematisch gegen seine Sorgfaltspflichten verstößt. Dr. Bernd Fletzberger, Rechtsanwalt für Bank- und Kapitalmarktrecht und Partner in der Kanzlei PFR Rechtsanwälte in Wien, erklärt: „Die zuständige Bezirksverwaltungsbehörde kann in diesen Fällen eine Geldstrafe bis zur zweifachen Höhe des erzielten Gewinnes oder bis zu einer Million Euro verhängen.“ Natürlich muss die Behörde dabei aber die Umstände berücksichtigen, also auch Schwere und Dauer des Verstoßes.

Risikoanalyse und Risikomanagement

Immobilienmakler müssen mögliche Risiken der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung in ihrem Unternehmen ermitteln und bewerten. Diese kann es im Bereich ihrer Dienstleistungen, ihrer Kunden, der Länder, mit denen sie Geschäftsbeziehungen unterhalten, der Transaktionen oder Vertriebskanäle geben. Der Makler muss seine allgemeine Risikoanalyse in einem Risikoerhebungsbogen festhalten und den Behörden auf Verlangen sofort nachweisen oder zur Verfügung stellen. Ändern sich wesentliche Umstände in seinem Geschäft, die die Risikobewertung beeinflussen, so muss er eine neue Risikoanalyse vornehmen. Für den Erhebungsbogen stellt die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) eine Excel-Vorlage bereit.

Neben der allgemeinen Analyse sind Makler außerdem verpflichtet, bei jedem neuen Geschäftsfall und jedem neuen Kunden das Risiko für Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zu prüfen. Von dieser speziellen Risikoanalyse hängt dann das Ausmaß der zu erfüllenden Sorgfaltspflichten im konkreten Geschäftsfall ab. Dr. Rainer Lassl, Rechtsanwalt für Immobilienrecht in Wien und Graz empfiehlt, dabei nach dem gesunden Hausverstand zu handeln und auf ungewöhnliche Parameter zu achten: „Etwa, wenn ein Kunde keine persönlichen Angaben machen möchte, sich durchgehend vertreten lässt, keinerlei Preisverhandlungen macht oder keine Finanzierung benötigt.“

Des Weiteren sind Makler verpflichtet, zusätzliche Strategien und Verfahren zu entwickeln, um Geldwäsche zu bekämpfen. Rechtsanwalt Lassl nennt zum Beispiel:

• Informations- und Schutzpflichten gegenüber den Mitarbeitern
• Unternehmensinternen Geldwäschebekämpfungsstrategien mit Prozessbeschreibungen, auch im Hinblick auf das Verdachtsmeldewesen
• Eindeutige Arbeitsanweisung mit Festlegung von Zuständigkeiten, zum Beispiel eines Geldwäschebeauftragten
• Internen Organisations- und Schulungsvorgaben zur regelmäßigen Schulung der Mitarbeiter
• Laufende Kontrolle der Mitarbeiter und der Prozesse

Diese Mechanismen muss der Makler ebenfalls dokumentieren und aktuell halten. „Grundsätzlich wird ein routinemäßiges Update, etwa einmal jährlich, empfohlen“, rät Lassl. Sobald sich ein Faktor der Risikoanalyse ändere, müsse diese jedoch zeitnah geändert werden. Das Konzept muss der Unternehmer eigenverantwortlich erstellen und der Behörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Die Verantwortung für die Angemessenheit der Verpflichtung und der ergriffenen Maßnahmen liegt hierbei beim jeweiligen Unternehmer selbst. Ob diese angemessen sind, orientiert sich daher an der Unternehmensgröße, seiner Struktur sowie den faktischen Möglichkeiten.

Identifizierungspflicht und Feststellung der Herkunft des Geldes – „Know Your Customer“

Makler müssen immer dann die Identität eines Kunden und möglicher wirtschaftlicher Eigentümer feststellen, wenn ein Immobilienkauf oder -verkauf getätigt werden soll oder die Höhe der monatlichen Miete 10.000 Euro oder mehr beträgt (§ 365m1 Abs. 2 Z 2 GewO).

Der Zeitpunkt der Identitätsfeststellung ist ebenfalls gesetzlich geregelt: In der Regel noch vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder Ausführung der Transaktion (§ 365q GewO). Rechtsanwalt Lassl erklärt: „Speziell bei Immobilienmaklern gilt allerdings nicht bereits die bloße Besichtigung einer Immobilie als Begründung einer Geschäftsbeziehung, sondern erst die Abgabe einer rechtsbegründenden Erklärung seitens des Kunden oder des Maklers.“

Die Identifizierung eines Kunden beinhaltet laut Rechtsanwalt Fletzberger immer zwei Aspekte: Einerseits das Feststellen und andererseits die Überprüfung der Identität. Dabei sollte der Makler alle Überprüfungsschritte dokumentieren.

Kunden identifizieren

Zu den vom Kunden benötigten Daten gehören:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum 
• Adresse
• Befragung nach PEP-Status („Politisch Exponierte Person“)

„Diese Angaben kann der Makler über ein einfaches Formular erheben, oder die fraglichen Daten vom Kunden erfragen und selbst niederschreiben“, sagt Fletzberger. Überprüfen muss der Makler diese, indem er sich beweiskräftige Unterlagen vorlegen lässt. Bei einer natürlichen Person sind das etwa Personalausweis, Reisepass oder Führerschein. Bei einer juristischen Person sind es laut dem Rechtsexperten vorrangig Registerauszüge, also beispielsweise Auszüge aus dem Firmenbuch oder Vereinsregistern.

Für die Befragung des Kunden nach seinem PEP-Status ist eine schriftliche Selbsterklärung von ihm erforderlich. Diese sollte auch darüber informieren, was eine PEP ist. Hierfür stellt die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) Muster-PEP-Information und Selbsterklärung bereit.

Wirtschaftlichen Eigentümer identifizieren

Bei juristischen Personen und Rechtsträgern muss der Makler die dahinterstehenden Personen als wirtschaftliche Eigentümer feststellen und überprüfen, sowie deren PEP-Status mittels einer schriftlichen Selbsterklärung der jeweiligen Person abfragen. Für Letzteres stellt die WKO eine Muster-PEP-Information und Selbsterklärung bereit.

Die wirtschaftlichen Eigentümer sind gemäß Gewerbeordnung (§ 365n. Z3 GewO):

• alle natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Kunde letztlich steht. Das ist in der Regel der Fall, wenn ein direkter oder indirekter Eigentümer Anteile oder Stimmrechte von mehr als 25 Prozent an einem Unternehmen hält. 
• alle natürlichen Personen, in deren Auftrag eine Transaktion oder Tätigkeit ausgeführt wird.

Dr. Heidemarie Paulitsch, Rechtsanwältin für Geldwäsche-Compliance und Strafrecht in Wien, erklärt: „Anders umschrieben ist es immer diejenige Person, in deren wirtschaftlichen Interesse die jeweilige Immobilientransaktion erfolgen soll, die also im Eigentum des Unternehmens ist oder – bei einem Treuhandverhältnis – die den Auftrag zur Transaktion gegeben hat.“

Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers

Herkunft des Geldes prüfen

Zu den Pflichten des Maklers gehört es auch, die Herkunft des für das Immobiliengeschäft verwendeten Geldes zu überprüfen. Dies kann er zum Beispiel tun, indem er beim Kunden nachfragt, die Vorlage von Bankbelegen verlangt oder mittels einer Bonitätsauskunft der Bank.

Fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung

Immobilienmakler sind verpflichtet, die Geschäftsbeziehung zu überwachen. Dazu zählen insbesondere sämtliche Finanztransaktionen, über die sie theoretisch einen Überblick haben könnten. Der Gesetzgeber will damit sicherstellen, dass die durchgeführten Transaktionen mit den Kenntnissen des Maklers über seinen Kunden, dessen Geschäftstätigkeit und Risikoprofil übereinstimmen. „Der Umfang der Überwachung hängt von der konkreten Risikoeinstufung des Kunden und der allgemeinen Risikoanalyse des Maklers ab“, sagt Fletzberger.

Zudem müssen Makler für die Dauer von fünf Jahren die jeweiligen Dokumente, Daten und Informationen über den Kunden stets aktuell halten. Lassl rät zum Beispiel zu regelmäßigen Aktualisierungsroutinen für die interne Datenbank, beziehungsweise Abfragen an das wirtschaftliche Eigentümer-Register. „Auch sollten bei Insolvenzen von Kunden gegebenenfalls Nachforschungen angestellt werden, da auch diese ein Indiz für verdächtige Gebarungen sein können.“

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Aufzeichnen müssen Makler sämtliche Schritte und Maßnahmen sowie Unterlagen zu den gemäß der Gewerbeordnung erhaltenen Informationen. Dazu zählen laut Rechtsexperten Lassl folgende Punkte:

• Identifizierung des Kunden und gegebenenfalls des wirtschaftlich Berechtigten
• Transaktionsbelege und -aufzeichnungen
• laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung
• Ablauf des Geschäftsfalles

Diese Unterlagen oder Kopien von Dokumenten muss der Makler in der Regel bis fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahren, wahlweise digital oder auf Papier. Dies ist laut Rechtsanwalt Fletzberger aus datenschutzrechtlicher Sicht (insbesondere im Hinblick auf die Vorschriften aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung) unproblematisch. Denn: Die Datenverarbeitung ist dann rechtmäßig, wenn sie dazu dient, eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen.

Informationspflicht gegenüber Behörden

Die Behörde oder Geldwäschemeldestelle kann jederzeit die Einsicht oder auch Herausgabe von Aufzeichnungen und Unterlagen des Maklers verlangen. Sowohl über die allgemeine Risikoanalyse als auch andere Aufzeichnungen und Unterlagen, etwa aus der Identifizierung des Kunden oder der laufenden Überwachung der Geschäftsbeziehung. „Diese Informationen muss der Makler auf Anfrage zur Verfügung stellen“, sagt Lassl.

Geldwäsche: Wann ein Verdacht vorliegen könnte

Jeder Makler muss sich im konkreten Fall fragen, ob ein Geschäft verdächtig ist oder nicht. Will ein junger Familienvater aus Wien für sich und den Nachwuchs ein Häuschen am Stadtrand kaufen, dürfte das in der Regel eher nicht der Fall sein. „Es sind aber zahlreiche Umstände denkbar, die die Vermutung nahelegen, dass eine Transaktion mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung zusammenhängen könnte“, sagt Fletzberger. In folgenden Situationen ist laut dem Anwalt besondere Vorsicht geboten:

• Der Kunde möchte größere Beträge in bar leisten.
• Der Käufer und die Immobilie passen nicht zusammen. Das könnte beispielsweise dann der Fall sein, wenn das Objekt überhaupt nicht zum Budget des Käufers passt oder der Käufer verschiedene Objekte in den unterschiedlichsten Landesteilen erwerben will.
• Eine sehr teure Immobilie wird ohne Preisdiskussion verkauft.
• Der Kunde besichtigt die bereits fertiggestellte Immobilie nicht und kauft sie direkt.
• Der Kunde kann oder will sich nicht ausweisen.
• Der Kunde hat es besonders eilig und macht ohne erkenntlichen Grund Druck.
• Ein Ausländer möchte eine Wohnimmobilie kaufen, ohne einen Aufenthaltstitel zu besitzen.
• Der Kunde ist erstaunlich gut über Geldwäsche informiert.
• Größere Geldbeträge werden in kleineren Stückelungen und/oder von verschiedenen Konten überwiesen (sogenanntes Smurfing).
• Das Geschäft ist bei näherer Betrachtung unsinnig. Der Kunde gibt also beispielsweise an, alleinstehend zu sein und kauft sich ohne Vermietungsabsicht eine große Villa.
• Der Kunde ist hinsichtlich der zu leistenden Zahlungen völlig unsensibel, Geld spielt für ihn überhaupt keine Rolle.
• Der Kunde weicht Nachfragen aus oder reagiert darauf gereizt.
• Der eigentliche Käufer tritt nie persönlich auf, sondern wird immer vertreten.
• Es wird ein nicht verständliches Firmengeflecht als Käufer präsentiert.

Verdachtsmeldung: So sollten Makler einen Verdacht auf Geldwäsche melden

Was sollten Immobilienmakler tun, wenn sich ein solcher Geldwäscheverdacht tatsächlich einstellt? Erlangt ein Makler Kenntnis davon, dass eine Transaktion der Geldwäsche dient beziehungsweise im Zusammenhang mit kriminellen Organisationen, terroristischen Vereinigungen, einer terroristischen Straftat oder der Terrorismusfinanzierung steht, so muss er laut Fletzberger unverzüglich über eine Verdachtsmeldung die Geldwäschemeldestelle beim Bundeskriminalamt informieren. Und zwar in der Regel, bevor die Transaktion durchgeführt wird. „Dies gilt auch, wenn der Makler einen entsprechenden Verdacht oder berechtigten Grund zur Annahme dafür hat“, sagt Fletzberger.

Für die Verdachtsmeldung hat das BKA ein eigenes Formular zur Verfügung gestellt, über das der Verdacht über eine verschlüsselte E-Mail gemeldet werden kann. Dieser Kanal wird aber laut Informationen des BKA für Verpflichtete nach dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) künftig eingestellt. Dann ist eine Verdachtsmeldung nur noch über das Web-Portal goAML der Finance Intelligence Unit (FIU) des Bundeskriminalamtes möglich; Voraussetzung ist die einmalige Registrierung.

In der Verdachtsmeldung muss der Makler dann unter anderem Angaben zu folgenden Punkten machen:

• Grund der Verdachtsmeldung, hier: Geldwäscherei gemäß § 165 StGB
• Art und Höhe der geplanten Finanztransaktion 
• verdächtige Person oder Firma 
• Erklärung in eigenen Worten, aus welchem Sachverhalt sich sein Verdacht ergibt.

Wichtig: Steht ein Geldwäscheverdacht im Raum, darf eine Finanztransaktion erst durchgeführt werden, nachdem sie gemeldet und alle Anweisungen der Geldwäschestelle befolgt wurden – zumindest sofern der Makler einen Einfluss darauf hat. Der Makler muss also warten, bis die Geldwäschemeldestelle entschieden hat.

Eine Ausnahme gibt es laut Fletzberger dann, wenn es aus welchen Gründen auch immer nicht möglich ist, auf die Finanztransaktion zu verzichten oder die Verzögerung der Transaktion die Verfolgung des Verdächtigen behindern würde. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn der Makler den berechtigten Verdacht hat, dass der Verdächtige das Geschäft abbrechen und fliehen würde, wenn der Makler es weiter verzögert. „In diesem Fall ist die Meldestelle unmittelbar nach Durchführung der Transaktion zu benachrichtigen“, sagt Fletzberger. Der Anwalt weist darauf hin, dass auch das Verbot der Informationsweitergabe in diesem Zusammenhang beachtet werden müsse: „Immobilienmakler und deren Angestellte dürfen weder den Kunden noch Dritte über die erstattete Verdachtsmeldung in Kenntnis setzen.“

Download: Mustervorlagen im Kampf gegen Geldwäsche

Orientierungshilfen für die Risikoanalyse des Maklerunternehmens entsprechend des Geldwäschegesetzes oder auch den Antrag auf Einsicht ins wirtschaftliche Eigentümer Register können Makler bei der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) bekommen. Im Zweifel lohnt es sich außerdem, einen Rechtsanwalt bei der Analyse und Ableitung konkreter Maßnahmen zu Rate zu ziehen.