Betriebskostenabrechnung prüfen: Tipps für Mieter
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Wasser, Müllentsorgung, Stiegenhausreinigung: An den Betriebskosten eines Hauses muss sich jeder Mieter beteiligen. Wann eine Betriebskostenabrechnung korrekt ist und was zu tun ist, wenn sie Fehler enthält.
Betriebskosten sind jene Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück oder die bestimmungsmäßige Nutzung eines Gebäudes, der Einrichtung oder den Anlagen entstehen. Dazu gehören zum Beispiel die Grundsteuer, Müllentsorgungskosten oder die Stromkosten für Gemeinschaftsanlagen, wie den Lift oder die Stiegenhausbeleuchtung.
- Gesetzliche Grundlage für die Betriebskostenabrechnung
- So ist eine Betriebskostenabrechnung richtig aufgebaut
- Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?
- Formfehler: So muss die Betriebskostenabrechnung aussehen
- Checkliste: So prüfen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung
- Vorsicht Fristen: Dann müssen die Betriebskosten abgerechnet werden
Die Betriebskostenabrechnung kommt dann einmal im Jahr und schlüsselt genau auf, welche Posten auf den Mieter umgelegt wurden. Im Normalfall sind die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger gewesen. Während der Mieter sich bei niedrigeren Kosten über eine Rückzahlung freuen kann, muss er bei höheren tatsächlichen Kosten noch einmal in die Tasche greifen. Es kann sich für Mieter also lohnen, die Betriebskostenabrechnung genau unter die Lupe zu nehmen.
Gesetzliche Grundlage für die Betriebskostenabrechnung
Je nachdem, welches Gesetz für das betreffende Wohnhaus gilt, ist geregelt, welche Betriebskosten der Vermieter auf den Mieter umlegen darf.
Mietrechtsgesetz (MRG): Bei Wohnungen, die unter das MRG fallen, wird noch einmal unterschieden: Jene, die nur teilweise dem MRG unterliegen und die, für die das MRG voll gilt. Dazu gehören Wohnungen in Altbauten, die vor 1945 errichtet wurden und öffentlich geförderte Neubauten.
Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG): Für Genossenschaftswohnungen gelten die entsprechenden Bestimmungen des MRG.
Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB): Das ABGB gilt für Neubauten, die nicht gefördert wurden und Ein- oder Zweifamilienhäuser. Bei Wohnungen, die unter das ABGB fallen, gilt die freie Vertragsvereinbarung. Bei unklaren Vereinbarungen kommt es darauf an, ob der Mietvertrag dem Konsumentenschutz unterliegt, oder nicht. In manchen Fällen kann sogar die ganze Betriebskostenvereinbarung im Mietvertrag unwirksam sein.
Betriebskosten nach MRG und WGG
Für Häuser, die im Anwendungsbereich des MRG liegen, gibt es einen Katalog, in dem die umlegbaren Betriebskosten genau aufgeführt sind. Positionen, die dort nicht aufgeführt sind, darf der Vermieter auch nicht mit dem Mieter abrechnen.
Zu den Betriebskosten nach MRG (§ 21 Abs. 1) und WGG gehören:
- Wasser/Abwasser
- Wasserdichtheitsprüfung
- Eich-, Ablese- und Abrechnungskosten bei einer Verbrauchsabrechnung für Kaltwasser, sofern es eine Vereinbarung dazu gibt
- Kanalräumung
- Unratabfuhr
- Entrümpelung von herrenlosem Gut, können Gegenstände bestimmten Mietern zugeordnet werden, müssen diese für die Entrümpelung aufkommen.
- Schädlingsbekämpfung
- Kehrgebühren (Rauchfangkehrung)
- Strom für die Beleuchtung des Stiegenhauses und von Gemeinschaftsflächen
- Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
- Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden, sofern mehr als die Hälfte der Mieter dieser Überwälzung zugestimmt hat
- Verwaltungshonorar
- Hausreinigung und Schneeräumung
- öffentliche Abgaben
- laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen, wie beispielsweise einem Lift oder der Heizung
Das zählt zu den Betriebskosten nach ABGB und HeizKG
Alle anderen Häuser fallen unter das ABGB oder die HeizKG. Für die Betriebskosten gibt es in diesen Fällen keine gesetzlichen Regelungen. Sie werden meist im Mietvertrag vereinbart. Steht im Mietvertrag nichts zu den Betriebskosten muss der Vermieter sie nach Paragraf 1099 ABGB selbst tragen.
Bei einer Betriebskostenpauschale wird die Monatsmiete nicht in Hauptmiete und Betriebskosten geteilt. In diesem Fall entfällt auch eine Betriebskostenabrechnung. Der Nachteil für den Mieter ist, wenn die Vorauszahlungen höher sind als die tatsächlich zu zahlenden Kosten, dann hat er Geld verloren. Sind die tatsächlichen Kosten höher, muss der Mieter nichts nachzahlen.
So ist eine Betriebskostenabrechnung richtig aufgebaut
Die Betriebskostenabrechnung muss zunächst in allen Punkten nachvollziehbar sein und alle Posten aufweisen, die der Vermieter an den Mieter weitergibt. Außerdem gibt es bestimmte zwingende Angaben, die auf der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen sein müssen, damit sie korrekt ist.
Grundsätzlich enthalten sein müssen:
- Name und Anschrift des Mieters
- Benennung und Anteil der Abrechnungseinheit und des Abrechnungszeitraums
- Erklärung zum Aufteilungsschlüssel
- Gegebenenfalls eine Erklärung zu abweichender Aufteilung (zum Beispiel Liftkosten)
- detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten
- Summe aller angefallenen Betriebskosten
- Anteil der jeweiligen Wohneinheit
- Berechnung von Guthaben oder dem Nachzahlungsbetrag anhand der geleisteten Vorauszahlungen.
Was gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung?
Kosten für Reparaturen sind keine Betriebskosten, sie gehören zur Instandhaltung. Auch Rücklagen, die der Vermieter für den Fall einer Reparatur bilden will, dürfen nicht abgerechnet werden.
Gibt es im Wohnhaus einen Lift, lohnt sich dort ein genauer Blick. Denn besteht dafür ein Vollwartungsvertrag, müssen die Mieter diese Kosten nicht voll mittragen. Die Reparaturpauschale muss der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung abziehen.
Enthält die Betriebskostenabrechnung eine Position „Verwaltungshonorar“, so darf der Vermieter nicht zusätzlich Bankkosten, Porti, Zinsen oder Telefongebühren berechnen. Daneben ist auch der Punkt „Sonstiges“ oft ein Sammelpunkt für alles Mögliche. Sofern diese Position tatsächlich auf der Betriebskostenabrechnung auftaucht, sollte der Mieter Einzelheiten nachfragen.
Neben eindeutig unzulässigen Positionen gibt es Versicherungen, die dann zulässig sind, wenn die Mehrheit der Mieter dem Abschluss zugestimmt hat. Dazu gehören eine Sturmschaden- oder Glasbruchversicherung.
Was der Mieter anteilig zahlen muss: Verteilerschlüssel
Im Normalfall werden dem Mieter nach §17 MRG anteilige Betriebskosten im Verhältnis der Nutzfläche zum Gesamtobjekt berechnet. Andere Aufteilungsschlüssel sind möglich, etwa die Verteilung nach Anzahl der Mietparteien oder nach Personen, müssen dann jedoch mit allen Mietern und schriftlich vereinbart werden.
Sofern es entsprechende Messgeräte gibt und mindestens zwei Drittel der Mieter der verbrauchsabhängigen Abrechnung zustimmen, kann auch das schriftlich vereinbart werden. Übrige Kosten, die nicht nach dem tatsächlichen Verbrauch ermittelt werden können, verrechnet der Vermieter dann wiederum nach Nutzfläche.
Die Verteilung der Kosten umfasst grundsätzlich das gesamte Mietobjekt, ausgenommen sind Gemeinschaftsflächen. Für Leerstand muss der Vermieter selbst anteilig aufkommen.
Bei einem Mietshaus mit Gewerbeeinheit muss genau geprüft werden, dass den Bewohnern des Hauses kein Nachteil entsteht, weil versehentlich die Betriebskosten des Gewerbes auf die Nutzfläche des Hauses übertragen wurden.
Abrechnungszeitraum
Betriebskostenabrechnungen nach dem MRG oder dem WGG umfassen ein Kalenderjahr. Der Abrechnungszeitraum für Gemeinschaftsanlagen kann davon abweichen, denn laut HeizKG kann der Wärmeabgeber die zwölf Abrechnungsmonate frei festlegen. Normalerweise wird auch dort nach Kalenderjahr, manchmal aber auch nach Heizperiode abgerechnet.
Wer die Betriebskosten zahlen muss
Auch hier kommt es wieder darauf an, unter welches Gesetz der eigene Mietvertrag fällt. Nach MRG und WGG muss derjenige die Betriebskosten zahlen, der zum Zeitpunkt der Abrechnung in der betreffenden Wohnung wohnt. Zieht ein Mieter beispielweise im April 2020 in eine Wohnung, muss er die im Juni fällige Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 2019 trotzdem begleichen.
Bei Wohnungen, die unter das ABGB oder das HeizKG fallen, zahlt der Mieter nur die Betriebskosten, die tatsächlich während seiner Mietdauer anfallen. Gab es also einen Mieterwechsel während eines Abrechnungszeitraums, so ist dieser entsprechend zu teilen.
Zwei Abrechnungsvarianten
Mit dem Mietvertrag wird vereinbart, ob die Betriebskosten monatlich als Vorauszahlung, meist zusammen mit dem Mietzins, gezahlt werden oder ob eine Pauschale berechnet wird. Bei der Pauschale entstehen keine weiteren Kosten, der Mieter erhält aber auch keine Rückzahlung für den Fall, dass die Pauschale höher war als die tatsächlichen Kosten. Bei der Vorauszahlung zahlt der Mieter meist einen monatlichen Betrag, der nach einem Jahr den tatsächlich angefallenen Betriebskosten gegenübergestellt wird. Die Differenz zahlt der Mieter dann entweder nach oder bekommt eine Rückzahlung.
Mit der monatlichen Vorauszahlung verpflichtet sich der Vermieter, dem Mieter einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen.
Formfehler: So muss die Betriebskostenabrechnung aussehen
Grundsätzlich muss die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar und vollständig sein. Mit seiner Betriebskostenabrechnung soll sich jeder Mieter ein Bild machen können, was die Gegenüberstellung der bereits gezahlten Kosten und den tatsächlich angefallenen Kosten für ihn bedeutet.
Die Position Wasser beispielsweise muss in einer korrekten Betriebskostenabrechnung alle Zahlungsbescheide des Wasserwerks und auch das Datum enthalten, damit der Mieter nachvollziehen kann, wie sich die Gesamtsumme zusammensetzt.
Der Vermieter darf nur jene Rechnungen geltend machen, die im Abrechnungszeitraum fällig geworden sind. Der Zeitraum muss ebenfalls aus der Betriebskostenabrechnung ersichtlich sein. Außerdem muss der Vermieter, unter MRG und WGG, die Gesamtbetriebskostenabrechnung auch im Haus aushängen, damit jeder Mieter sie einsehen kann.
Bei den Belegen zur Betriebskostenabrechnungen gibt es keinen Datenschutz, auf den der Vermieter sich berufen könnte. Vermieter oder Verwalter sind in jedem Fall dazu verpflichtet alle Informationen zu den Betriebskosten zugänglich zu machen.
Zu einer korrekten Abrechnung gehören ebenfalls die jeweiligen Belege, die der Vermieter auf Anfrage zur Verfügung stellen muss. Mit der Betriebskostenabrechnung und der genauen Bezeichnung der Belege muss der Mieter die Einnahmen und Ausgaben genau zuordnen können.
Weiterführende Orientierungshilfen werden nur in Ausnahmefällen (größere Liegenschaften, WGG, geförderte Neubauwohnhausanlagen) notwendig. Darunter fallen genaue Bezeichnungen, durchnummerieren oder chronologisches Ordnen der Belege.
Eine Belegeinsicht kann der Mieter bei der Verwaltung anfragen.
Checkliste: So prüfen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung
- Liegt überhaupt eine Betriebskostenabrechnung vor? Diese ist Pflicht, sofern kein Pauschalbetrag berechnet wird.
- Nachvollziehbarkeit: Sind Aufbau, Positionen und Verteilung für den Mieter nachvollziehbar?
- Zwingende Angaben: Enthält die Abrechnung alle vorgeschriebenen Angaben, wie etwa Name und Anschrift oder den Abrechnungszeitraum?
- Zulässige Positionen: Je nach Gesetz oder den Vereinbarungen im Mietvertrag ist genau festgelegt, welche Positionen abgerechnet werden dürfen. Zudem darf der Vermieter nur abrechnen, was auch im Abrechnungszeitraum an Kosten angefallen ist.
- Zeitpunkt: Kam die Betriebskostenabrechnung pünktlich, also innerhalb der vorgeschriebenen Frist?
- Verteilerschlüssel: Ist der angewendete Verteilerschlüssel korrekt und wurde er richtig angewendet?
- Belegeinsicht: Jeder Mieter hat das Recht, Einsicht in die Belege für den Abrechnungszeitraum zu nehmen. Verwehrt der Vermieter das, ist die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt gelegt.
Weitere Tipps zur Überprüfung:
- Mit Vorjahresabrechnungen vergleichen, so ist auf einen Blick erkennbar, ob es Steigerungen bei einzelnen Posten gibt.
- Extrem hohe Positionen: Einige Posten schlagen meist besonders zu Buche – sollten aber ungefähr im selben Bereich liegen. Dazu gehören die Wassergebühren, Hausbesorgerdienstleistungen, Verwaltungsgebühren und die Versicherung.
Vorsicht Fristen: Dann müssen die Betriebskosten abgerechnet werden
Damit die Betriebskostenabrechnung korrekt ist, muss der Vermieter auch ein paar Fristen einhalten. Nach MRG und WGG muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 30. Juni eines Jahres für den letzten Abrechnungszeitraum vorliegen. Bis zu diesem Zeitpunkt genügt es zunächst, die Ausgabeposten aufzulisten, die der Vermieter verrechnen möchte. Inhaltlich richtig muss die Abrechnung dann noch nicht sein. Bei anderen Mietverträgen gilt, was im Mietvertrag vereinbart ist.
Liegt bis ein Jahr nach Ende eines Abrechnungszeitraums keine Abrechnung vor, kann der Vermieter keine Kosten mehr geltend machen. In diesem Fall hätte er die sogenannte Präsklusionsfrist verstreichen lassen.
Rückzahlung und Nachzahlung
Sowohl Rückzahlungen als auch Nachzahlungen sind zum übernächsten Zinstermin nach Legung der Betriebskostenabrechnung fällig. Mieter im MRG oder WGG erhalten dann die Gutschrift oder müssen nachzahlen, wenn sie zu diesem Zeitpunkt Mieter einer Wohnung sind.
Ratsam ist es, ein Guthaben vom Vermieter einzufordern und bei einer möglichen Nachzahlung Einsicht in Belege zu nehmen.
Kommt der Vermieter seiner Pflicht, Belegeinsicht zu gewähren nicht nach, so ist die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt gelegt (etwa §19 Abs 1 WGG oder §1012 ABGB) und eine mögliche Nachzahlung nicht fällig. Rechnet der Mieter mit einer Rückzahlung, kann er einen Antrag auf Rechnungslegung stellen. Dabei sollte zunächst nur die Betriebskostenabrechnung an sich gefordert werden und erst im Nachgang und wenn wirklich notwendig Kopien einzelner Belege.
Andernfalls könne die Anforderung von Kopien unter Umständen teuer werden.
Für die Legung selbst gibt es keinen zeitlichen Rahmen. Das heißt, es ist unerheblich, wie lang eine Betriebskostenabrechnung am Schwarzen Brett im Hausflur aushing. Im Zweifel muss bewiesen werden, ob die Betriebskostenabrechnung überhaupt gelegt wurde oder nicht.
Belegeinsicht fordern
Der Mieter hat die Möglichkeit, sich bei Unklarheiten die Belege für die entsprechend aufgeführten Posten zeigen zu lassen. Diese können bis sechs Monate nach Anfechtung, also bis 31.12., nachgereicht werden. Sofern der Vermieter die Belege nicht vorweisen kann, muss die Betriebskostenabrechnung auch nicht beglichen werden.
Der Mieter hat ebenfalls das Recht, Kopien der Belege einzufordern. Dafür kann der Vermieter oder die Verwaltung einen Spesenersatz von etwa 0,50 Euro pro Kopie verlangen. Der Mieter muss den Kostenersatz außerdem aktiv anbieten. Laut OGH (5Ob50/14k) hat der Mieter für das Verlangen der Kopien ebenfalls bis zu sechs Monate nach Legung der Betriebskostenabrechnung Zeit.
Einspruch einlegen
Gegen die gelegte Betriebskostenabrechnung kann der Mieter Einspruch einlegen. Das ist jedoch nur ratsam, wenn es konkrete Anhaltspunkte für Fehler gibt. Die Betriebskosten pauschal anzuzweifeln kann teuer werden.
Möglich ist eine Prüfung sowohl unter MRG als auch ABGB rückwirkend für drei Jahre. Voraussetzung ist dabei, dass die Betriebskostenabrechnung zur Verfügung steht. Der Mieter also beispielsweise nach Aushang im Haus eine Kopie verlangt hatte.
Für Wohnungen, in denen das WGG oder HeizKG gilt, hat der Mieter nur sechs Monate Zeit, um schriftlich Einspruch einzulegen. Andernfalls akzeptiert er sie. Ist der Einspruch berechtigt, sind wiederum drei Jahre Zeit für die Rückforderung der falsch berechneten Beträge.
Sind einzelne Punkte unverständlich, nicht erklärbar oder auffallend hoch und auch die Belegeinsicht hilft nicht weiter, kann eine Schichtungsstelle oder ein Gericht zur inhaltlichen Prüfung eingeschaltet werden. Sollten tatsächlich unzulässige Positionen berechnet worden sein, werden diese aus der Abrechnung rausgerechnet und zurückerstattet.
Regine Curth